Основна бізнес-перевага використання файлів PST полягає в тому щоб зменшити обсяг даних, що зберігаються на серверах електронної пошти. Це зменшує кількість часу, який адміністратори повинні витрачати на допомогу кінцевим користувачам, які досягли максимального обсягу папки "Вхідні". Кінцеві користувачі отримують додатковий простір для зберігання своїх електронних листів.

Якщо ваша онлайн-поштова скринька майже заповнена, ви можете експортувати деякі елементи у файл даних Outlook (.pst). Ви також можете використовувати ці файли створювати архіви, файли проекту або резервні копії з будь-якого облікового запису Outlook.

Спільні файли PST є проблемними: файли PST легко піддається пошкодженню, що запобігає обміну між декількома користувачами. Збільшення вартості: PST-файли, як правило, призводять до збільшення кількості дзвінків у службу підтримки через потребу в постійному адмініструванні. Вони також можуть бути створені кілька разів, коли вони зберігаються централізовано.

Ви можете використовуйте резервну копію свого . pst для відновлення або переміщення даних Outlook якщо виникли збої апаратного забезпечення, раптова втрата даних, необхідність перенесення даних з одного комп’ютера на інший або перенесення даних з одного жорсткого диска на інший.

Проблеми з продуктивністю Великі файли PST можуть спричинити проблеми з продуктивністю Outlook. Коли користувач має великий файл PST або кілька файлів, Outlook може довго відкриватися, шукати електронні листи або виконувати інші завдання. Це може викликати розчарування та забирати багато часу, особливо для користувачів, які покладаються на Outlook у своїй роботі.